2.3.3 - Consulta/ Acompanhamento

COMO CONSULTAR AUTORIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS

A consulta da solicitação em sistema, pode ser realizada tanto pelo atendente, quanto pelo prestador.

Consulta do prestador:

Para que o prestador consulte o andamento das solicitações, é necessário acessar o sistema Fácil (WebPlan) de emissão de guias, através do link: https://novowebplanassefaz.facilinformatica.com.br/GuiasTISS/Logon

Passo a passo para consultar as guias - Link: http://www.assefaz.org.br/callcenter/131-SolicitacaoAcompanhamento.html

FLUXOS DE GUIAS

STATUS EM ANÁLISE

Quando o procedimento não for autorizado imediatamente este será submetido a análise, sendo necessário aguardar dentro dos prazos estipulados pela ANS.

STATUS AGUARDANDO DOCUMENTAÇÃO

Sempre que uma solicitação for inserida em sistema, é necessário anexar todos os documentos para que passem pela análise médica.

Ainda assim, após a análise, poderá ser solicitado outros documentos, conforme necessidade de cada caso, neste caso a guia é direcionada para a etapa: Prestador.

Somente após anexar nova documentação a solicitação poderá ser encaminhada pelo prestador para continuidade da análise.

Nesse caso será necessário verificar qual documentação está sendo solicitada.

Veja o passo a passo: Clique na lupa (Ações) para abrir todas as informações referente a solicitação.

STATUS AUTORIZADO

Quando a guia estiver com o status “Autorizado”, necessário verificar em qual etapa ela está, somente na etapa Fim é possível afirmar que a guia encontra-se autorizada.

STATUS AUTORIZADO PARCIAMENTE

Esse status “Autorizado Parcialmente” ocorre quando somente parte dos procedimentos solicitados são autorizados. Neste caso é necessário verificar, no parecer salvo, o que foi negado e a justificativa.

STATUS NEGADO

Para os casos em que não houver pertinência técnica para autorização ou tratar-se de duplicidade, os eventos serão negados e a guia encaminhada para etapa FIM. Neste caso é possível verificar o motivo da negativa no parecer.

STATUS CANCELADO

Atualmente não existe campo obrigatório a ser preenchido pelo prestador no momento do cancelamento. Demanda será tratada por meio de implemento junto a equipe Fácil.

ETAPA NEGOCIAÇÃO ASSEFAZ

Já foi assumida pela Assefaz e encaminhada para cotação.

Carta GNS Aos Prestadores de Serviços Médico-Hospitalares da Fundação Assefaz

Assunto: Orientação de Guias de Autorização e Faturamento.

a) Emissão de guias para serviços terceirizados prestados a pacientes internados.

b) Beneficiários cancelados por óbito.

c) Tipo de alta (arquivo .xml).

FLUXOS PARA PRIORIZAÇÃO DE REGISTROS

Primeiramente, verificar se o prestador entrou em contato para tratar do mesmo assunto em outro momento. Caso positivo, efetuar a pesquisa dos protocolos abertos pelo pretador e informar no seu respectivo registro esses protocolos para a devida priorização. Caso o chamado de priorização ainda esteja aberto, cadastrar reiterações no campo notas recentes do protocolo atual ou do anterior e direcionar ao setor Regulação Médica. Não esquecer de sempre inserir o número da guia.

Caso o prestador contate a nossa Central de Atendimento solicitando prioridade em alguma guia, daremos prioridade somente para as situações abaixo:

1. Guia em que possui procedimento / coleta de material para cultura: (Biópsias de próstata, mama, pele, hepática dentre outras).

2. Guia referente a tratamento oncológico / quimioterápico - (CNU: Seguir conforme orientações abaixo - Contato direto com CNU).

3. Quando a guia estiver com o status Em Análise, porém, apresentar parecer para anexar documento (s), ou seja, o correto seria estar no fluxo Aguardando Documentação.

4. Guia fora do prazo – Guia onde o prazo preconizado pela ANS, por meio da RN 566, estiver ultrapassado. Deverá ser aberto um chamado de priorização para o setor da Regulação Médica.

5. Se o (a) beneficiário (a) for idoso (a) ou possuir alguma deficiência.

Observação Operador:

Se o solicitante desejar apenas acompanhar a solicitação, informar o andamento e não abrir protocolo.

Nunca informar os critérios de prioridade ao solicitante, representante legal e/ou prestador.

Não atendendo aos critérios de prioridade acima, informar:

"Prezado (a) sr. (a): A solicitação foi realizada em sistema dia XXX, em caráter eletivo.

Conforme a ANS — Agência Nacional de Saúde Suplementar, o prazo para finalização é de até XXXX dias úteis (ver tabela de prazos).

Porém, visando a melhor experiência aos nossos Beneficiários, a Fundação Assefaz vem buscando analisar as solicitações antes dos prazos preconizados na ANS.

Informamos que, estando atualizados os dados do titular, este será informado quanto à finalização da guia por e-mail automático (sistema autorizador), pelo prestador ou caso prefira, poderá contatar a Central de atendimento novamente".

Informar ao beneficiário que a solicitação está dentro dos prazos preconizados pela ANS, conforme a RN-566, podendo ser finalizada a qualquer momento.

Informação interna:

Cabe ao operador realizar a triagem e abertura do protocolo ao Grupo de atendimento Regulação Médica apenas nos casos já sinalizados acima.

1 - Templete - Prioridade - Guia (s) Copiar/Colar no SysAid

Sr. (a) XXXXXXXXXXXX entrou em contato com a Central para solicitar prioridade na autorização da guia n.º XXXXXXX

Prezados,

Bom dia! Boa tarde!

Por gentileza:

Prioridade/Finalização solicitada para:

Guia (s) n.º (s): XXXXX

Beneficiário (a): XXXXXXXX Idade: XX anos

Evento (s): XXXXXXXXX

Protocolo (s): XXXXXXXXX

Solicitação de serviço: XXXXXXXXX

Motivo:

- Procedimento / coleta de material para cultura

- Tratamento oncológico / quimioterápico

- Status "Em Análise" com solicitação de documento - o fluxo deveria ser: "Aguardando Documentação"

- Guia fora do prazo preconizado pela ANS

- Ameaça de NIP ou demanda judicial

- Beneficiário idoso / com deficiência

Dados de contato

Telefone: XXXXXXXXXX

E-mail: XXXXXXXXXXXX

Status: Encaminhado
Prioridade: Máxima

Importante: Para uma maior agilidade, copiar o template e inserí-lo no grupo Teams: Suporte para a Central.

Se a solicitação não se enquadrar nos critérios de prioridade o protocolo não será encaminhado para a Regulação Médica, entretanto, se o (a) solicitante está repetidamente entrando em contato com a Central ou se for um caso específico e pontual, contatar o suporte para verificar se é possível a solicitação interna com o setor Regulação Médica. Após a aprovação, direcionar o template abaixo via Teams ao grupo Suporte para a Central e informar na chamada telefônica ou chat que o (a) solicitante aguarde a finalização da guia com o prestador de serviço.

2 - Templete SysAid

Sr. (a) XXXXXXXXXXXX entrou em contato com a Central para solicitar prioridade na autorização da guia n.º XXXXXXX

Guia (s) n.º (s): XXXXX

Beneficiário (a): XXXXXXXX Idade: XX anos

Evento (s): XXXXXXXXX

Solicitação de serviço: XXXXXXXXX

Motivo:

Status: Resolvido

Não atendendo aos critérios de prioridade acima, informar:

"Prezado (a) Sr. (a): A solicitação foi realizada em sistema dia XXX, em caráter eletivo.

Conforme a ANS — Agência Nacional de Saúde Suplementar, o prazo para finalização é de até XXXX dias úteis (ver tabela de prazos).

Porém, visando a melhor experiência aos nossos Beneficiários, a Fundação Assefaz vem buscando analisar as solicitações antes dos prazos preconizados na ANS.

Informação interna:

Cabe ao operador realizar a triagem e abertura do protocolo apenas nos casos já sinalizados acima.

Quando a solicitação de prioridade não se enquadrar em nenhum dos critérios mencionados acima, e ainda estivermos dentro dos prazos de analises:

Informar ao beneficiário que a solicitação está dentro dos prazos preconizados pela ANS – por meio da RN-566 podendo ser analisada a qualquer momento.

Observação:

A contagem de prazo é sempre realizada em dias úteis (não se deve contar sábados/domingos e feriados nacionais)

COMO CLASSIFICAR O CHAMADO NO SISTEMA SYSAID

CATEGORIA: PRESTADOR > AUTORIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS > CONSULTA/ ACOMPANHAMENTO

STATUS: ENCAMINHADO

GRUPO DE ATENDIMENTO: REGULAÇÃO MÉDICA

TÍTULO: PRIORIDADE - PRIORIDADE - AUTORIZAÇÃO - PRESTADOR - GUIA XXXX

Criado em 01/04/2018.

Homologação/Regulação em 18/09/2023.

Atualizado em 09/12/2023.

Charles Lima.

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